安徽师范大学采购项目档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为加强和规范学校采购项目档案管理,确保采购项目档案资料的完整性和准确性，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称采购项目档案，是指在进行采购活动中形成的各种纸质文本记录材料及电子数据记录资料。

第三条 学校统一采购项目、采购预算在5万元以上的项目单位自主组织采购项目、电子卖场项目应建立采购档案。采购项目采购档案资料由资产与实验室管理处负责收集整理存档。

采购项目预算在5万元以下的项目单位自主组织采购的项目，采购资料由项目单位统一按自然年度整理，建立台账，存档备查。

第二章 采购项目档案的收集和整理

第四条 采购管理办公室指定专人负责采购项目档案的收集、整理、立卷和保管。

第五条 学校统一采购项目档案的主要内容包括：

（一）采购前期资料：包括采购项目申请记录、方案审批记录和原始的采购需求等。

（二）采购过程实施资料：包括采购文件、开评标过程资料、项目成交结果等材料。

采购文件包括已发出的采购文件、对发出采购文件的澄清或修改文件（如有）及在指定媒体上发布的采购公告等。

开评标过程资料包括项目投标（报价）文件、评标报告（评审记录）、定标意见等。

项目成交结果包括在指定媒体上发布的成交公告、成交通知书等。

（三）采购项目合同：项目合同（包括补充合同）。

（四）采购项目验收文件材料：包括采购项目验收报告或成果文件等。

（五）其它文件材料：包括质疑、投诉发生情况及处理结果（如有）；其它与采购项目有关的视频、电子文档材料等。

第六条 采购预算在5万元以上的项目单位自主组织采购项目，采购档案的主要内容包括：

（一）采购项目前期资料：包括采购项目申请记录、原始的采购需求等。

（二）采购过程资料：包含但不限于参与单位的报价函、询比价采购报告等。

（三）项目合同。

（四）其他与采购项目相关的资料。

第七条 电子卖场项目采购档案的主要内容包括：采购项目申请记录、原始的采购需求、竞价过程资料、合同等。

第八条 采购项目档案的收集应当自采购项目开始实施时同步进行，贯穿采购全流程，确保资料的及时收集、及时分类、及时整理。采购项目实施完成后，项目经办人应在14个日历天内，将采购项目资料移交档案管理负责人进行整理，确保资料的完整性。

第九条 采购项目档案资料应当准确、完整、签章齐全，真实全面反映采购活动。

第十条 对以纸质形式存储的采购资料，应同步形成电子备份资料存档；以电子形式生成的采购过程资料，应按学校档案馆要求整理存档。

第十一条 采购项目档案资料应按照项目编号单独立卷，制作统一的标签并注明项目基本信息，便于查询；电子卖场项目和经备案的项目单位自主采购项目可以自然年度为单位集中存档。

第十二条 完成收集整理立卷的采购档案应临时存放于招投标及采购中心档案存放处，在学校档案馆规定时间内，统一移交至学校档案馆。

第三章 采购项目档案的保管和利用

第十三条 采购项目档案的保管期限至少为15年。

第十四条 采购项目档案原则上不对外借出。因工作需要确需查阅或借阅采购项目档案时，应遵守和执行学校保密制度，经学校档案馆或采购部门领导批准后方可查阅或借阅。

第十五条 查阅或借阅的采购项目档案资料不得涂画、拆封和抽换，借出档案应按期归还，防止丢失和泄密。

第四章 附则

第十六条 本办法自发布之日起施行，由资产与实验室管理处负责解释。本办法中与相关规定不一致的，以上位文为准。